Kultur digital gedacht: In nur 3 Monaten zur maßgeschneiderten E-Marketing Suite beim Beethovenfest Bonn

Von der Beauftragung bis zum Go-Live in drei Monaten, rechtzeitig vor dem Festivalstart am 28. August.

• Projektdauer: 3 Monate von der Beauftragung bis zum Go-Live
• Start: Anfang April mit zweitägigem Anforderungsworkshop
• Key-User-Schulungen: abgeschlossen bis Anfang Juni
• Festivalstart: 28. August

Die größte Hürde war die Zeit: Implementierung und Datenmigration mussten in knapp zwölf Wochen gelingen, die Plattform pünktlich zum Festivalstart am 28. August stabil laufen. Das Team brauchte eine intuitive Lösung für Newsletter, Presse-Verteiler und personalisierte VIP-Kommunikation, DSGVO-konform und ohne den laufenden Festivalbetrieb zu belasten.

• Implementierung und Migration in rund 12 Wochen
• Newsletter, Presse und VIPs aus einem System steuern
• DSGVO-konforme Kommunikation
• Historisch gewachsene Kontaktdaten aus unterschiedlichen Quellen

Die starmate-Consultants haben das Projekt in drei Kernbereichen umgesetzt:

• Adress- und Profil-Management: Kontaktdaten aus Altsystemen wurden strukturiert migriert, bereinigt und in Segmente für Publikum, Presse und VIPs unterteilt.
• E-Mail-Marketing im Festival-Design: Ein einheitliches, barrierefreies Template transportiert die Corporate Identity. In Trainings wurden die Key-User befähigt, Kampagnen selbst aufzusetzen und auszuwerten.
• Kampagnen-Automation: Erste Strecken wie Willkommensserien für Newsletter-Abonnent:innen und Reminder zu Konzert-Highlights laufen automatisch.

Das Beethovenfest verfügt über eine skalierbare Kommunikationsplattform. Wenige Wochen nach dem Go-Live versendete das Team die ersten Kampagnen eigenständig.

• Voll einsatzfähige E-Marketing Suite in drei Monaten
• Zeitersparnis durch zentrale, bereinigte Datenstruktur und Automatisierung
• Zielgruppenspezifische Ansprache von Publikum, Presse und Partner:innen

„Der straffe Zeitplan vor unserem Festivalstart war eine echte Herausforderung. Das Team von starmate hat als echte Mates sofort reagiert, flexibel Kapazitäten geschaffen und uns strukturiert durch den gesamten Prozess geführt. Dank der neuen E-Marketing Suite sparen wir im Tagesgeschäft wertvolle Zeit und können unser Publikum, die Presse und unsere VIPs endlich so persönlich und relevant ansprechen, wie es ein Weltklasse-Festival verdient.“

Michael Schneider, Leitung Kommunikation & Marketing, Beethovenfest Bonn

Bis zum Start der Festivalsaison am 28. August musste eine funktionsfähige, datenschutzkonforme und personalisierte E-Marketing-Lösung stehen. Schon Anfang April starteten wir mit einem zweitägigen Anforderungsworkshop direkt in die Konzeptions- und Customizing-Phase, mit besonderem Fokus auf die Konsolidierung der Kontaktdaten.

Anfang Juni waren die Key-User-Schulungen abgeschlossen. Das Festival-Team steuert seither eigenständig personalisierte Kampagnen, Pressemitteilungen und VIP-Mailings über die Suite.

Consulting-Team

1. Kick-off & Analyse (April): Zweitägiger Anforderungsworkshop zu Use Cases und Datenstruktur.
2. Konzeption & Customizing (April/Mai): Technische Einrichtung der EMS und Anpassung an die Prozesse des Beethovenfests.
3. Design & Template-Entwicklung (Mai): Flexibles, barrierefreies E-Mail-Template im Design des Beethovenfests.
4. Datenmigration & Training (Juni): Migration und Bereinigung der Empfängerdaten, Schulung der Key-User.
5. Go-Live & Kampagnenstart (Juni/Juli): Start der Plattform und Versand der ersten Newsletter- und Presse-Kampagnen.