Fundraising digital komponiert: Wie die Elbphilharmonie Hamburg mit der starmate EMS Nähe zu ihren Förder:innen schafft

Fundraising-Modul der starmate EMS: Verwaltung, Segmentierung und Ansprache in einem System, Spendenbescheinigungen vollautomatisch.

• Dokumentenerstellung: 100 % automatisiert
• Datensynchronität: Echtzeit
• Aufwand Spendenbescheinigungen: −90 %
• Segmentierung: flexibel nach Spender-Rängen

Fundraising, CRM und Marketing-Kommunikation waren auf mehrere Systeme verteilt. Das führte zu Medienbrüchen, redundanten Datensätzen und hohem manuellem Aufwand, besonders bei Bescheinigungen und gezielter Ansprache. Treue Groß- und Dauerspender:innen ließen sich nicht automatisch identifizieren.

• Fundraising-Verwaltung in einem separaten Altsystem
• Spenderdaten und Kommunikation voneinander entkoppelt
• Dankesschreiben und Spendenbescheinigungen manuell erstellt
• Keine zentrale Übersicht über Spenderstatus und Segmente

Das Fundraising-Modul der EMS ersetzt die Altsysteme und bündelt Verwaltung, Kontaktpflege und Kommunikation:

• Spenderkategorisierung: Spender:innen werden am Kontakt erfasst und nach Rängen (z. B. Einmalspender:in, Dauerspender:in, VIP-Unterstützer:in) automatisch kategorisiert.
• Segmentbasierte Ansprache: Auf Basis der Ränge steuert die Elbphilharmonie maßgeschneiderte Kampagnen, von Einladungen bis zu besonderen Dankformaten.
• Dokumentengenerierung: Dankesschreiben und Spendenbescheinigungen entstehen über Platzhalter, direkt nach der Spende oder gesammelt zum Ende des Fiskaljahres.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Dokumente und historischen Daten liegen am Kontakt.

Die Elbphilharmonie spart Zeit im Backoffice und gewinnt Raum für persönliche Kommunikation.

• Datenabgleich zwischen CRM, Kommunikation und Fundraising ohne Medienbrüche
• Automatisierte Erstellung steuerlich relevanter Spendenbescheinigungen und Danksagungen
• Kampagnen auf Basis dynamischer Spenderdaten
• 360-Grad-Sicht auf alle Spender:innenbeziehungen

„Der Wechsel zu starmate hat unser Fundraising revolutioniert. Statt uns in verschiedenen Systemen und manuellen Excel-Listen zu verlieren, steuern wir heute die gesamte Spender:innenreise aus einer Hand. Die Automatisierung der Spendenbescheinigungen spart uns unzählige Arbeitsstunden, während wir durch die präzisen Spender-Ränge so persönlich und wertschätzend kommunizieren können wie nie zuvor.“

Dr. Anja Wagner, Leitung Fundraising & Development, Elbphilharmonie Hamburg

Die Elbphilharmonie steht für Exzellenz und Präzision. Unser Ziel war, dass das Fundraising hinter den Kulissen diesen Standard widerspiegelt. Das Team verbrachte viel Zeit mit manuellen Spendenbescheinigungen und dem Abgleich von Datenbergen.

Wir haben das Fundraising-Modul mit Custom-Entwicklungen auf die Workflows der Elbphilharmonie zugeschnitten. Als die ersten Spendenbescheinigungen fehlerfrei und automatisch am Kontakt dokumentiert durchliefen, war das ein echter Gänsehautmoment.

Consulting-Team

1. Kick-off & Spezifikation: Definition der Schnittstellen und des Migrationspfads mit der Elbphilharmonie.
2. Customizing & Entwicklung: Anpassung des Fundraising-Moduls an die Workflows der Elbphilharmonie.
3. Datenmigration: Bereinigte Überführung der Spenderdaten, Ränge und Dokumente aus dem Altsystem.
4. Automation & Template-Setup: Dynamische Vorlagen für Dankesschreiben und Spendenbescheinigungen.
5. Go-Live & Running: Start und erste segmentbasierte Fundraising-Kampagnen aus dem CRM.