Glauben digital teilen: Wie das Erzbistum Hamburg mit der starmate EMS neue Wege der Mitgliederkommunikation geht

Dialog-Kampagnen an bis zu 290.000 katholische Haushalte, Rückmeldungen strukturiert im System erfasst.

• Mitglieder: rund 380.000 Katholikinnen und Katholiken
• Reichweite pro Dialog-Kampagne: bis zu 290.000 Haushalte
• Response-Verarbeitung: digital, direkt am Kontaktprofil

Als nördlichste katholische Diözese Deutschlands will das Erzbistum die Bindung zu rund 380.000 Mitgliedern über weite Räume halten. Da der direkte Kontakt vor Ort abnimmt, gewinnt schriftliche und digitale Kommunikation an Bedeutung. Rückläufe wurden mit Excel-Listen verwaltet.

• Rückläufige Mitgliederzahlen und schwindender persönlicher Kontakt
• Bedarf an zielgruppenspezifischer Ansprache, insbesondere der 25- bis 35-Jährigen
• Unzureichende Tools für das Response-Management
• Eingeschränkte analoge Gemeindekommunikation während der Covid-19-Pandemie

Mit der EMS wurde die Basis für eine wertschätzende One-to-One-Kommunikation geschaffen:

• Adress- und Profil-Management: Eine zentrale, datenschutzkonforme CRM-Lösung ersetzt fragmentierte Datenstrukturen und erlaubt die gezielte Selektion von Altersgruppen.
• E-Mail-Marketing und Response-Management: Barrierefreie Mailing-Templates im Design des Erzbistums und interaktive Dialog-Kampagnen. Rückmeldungen fließen direkt im System zusammen.
• Kampagnen-Automation: Automatisierte, regelbasierte Prozesse reagieren auf Anfragen oder saisonale Anlässe wie Pfingsten oder Weihnachten.

Aus verstreuten Kontakten und anonymen Briefen wurde ein strukturierter Dialograum.

• Der erste große Pfingstbrief erreichte rund 290.000 Haushalte und erzeugte über 700 aktive Rückmeldungen, die strukturiert erfasst wurden
• Jüngere Mitglieder werden mit Themen ihrer Lebensphase angesprochen
• Wegfall unübersichtlicher Excel-Tabellen spart Arbeitszeit in der Verwaltung
• Hosting in Deutschland für den Umgang mit sensiblen Mitgliederdaten

„Für eine Kirche, die die Menschen erreichen will, ist der persönliche, relevante Dialog unverzichtbar. starmate hat uns geholfen, den Schritt von der unpersönlichen Massenpost hin zu einer modernen, segmentierten Ansprache zu gehen. Endlich können wir gezielt mit jüngeren Altersgruppen in Kontakt treten und Rückmeldungen systematisch und zeitnah bearbeiten, anstatt in unübersichtlichen Excel-Listen zu versinken.“

Andreas Wöhrl, Erzbistum Hamburg

Es ging um die Frage, wie Kirche in einer digitalen Welt nahbar bleibt. Gerade junge Menschen verlieren oft den Bezug zur Institution, weil klassische Post sie in ihrer Lebenswelt nicht mehr abholt.

Der Moment, als nach dem Versand des ersten Pfingstbriefs hunderte Rückmeldungen strukturiert und direkt am Kontakt zugeordnet einliefen, war ein Gänsehautmoment. Die Menschen wollen den Dialog, wenn man ihnen eine zeitgemäße Plattform dafür bietet.

Consulting-Team

1. Kick-off & Anforderungsanalyse: Definition der Use Cases, der Alterssegmente (Fokus 25 bis 35 Jahre) und des datenschutzkonformen Response-Workflows.
2. CRM-Setup & Datensicherheits-Check: Bereitstellung der EMS in einer sicheren Hosting-Umgebung und Abgleich mit den kirchlichen Datenschutzrichtlinien.
3. Datenbereinigung & Import: Konsolidierung und datenschutzkonformer Import der Kontaktdaten.
4. Template-Entwicklung & Proof of Concept: Barrierefreie E-Mail-Vorlagen und Testlauf während der Pandemie.
5. Go-Live & Kampagnenstart: Start mit dem Pfingstbrief und Übergang in den selbstständigen Betrieb.