Der Gast im Rampenlicht: Wie die Hamburgische Staatsoper mit der E-Marketing Suite Gästedaten bündelt und personalisiert kommuniziert

Nahezu 100 % Öffnungsrate bei automatisierten Pre-Visit-Mailings und deutlich weniger manueller Aufwand.

• Öffnungsrate Pre-Visit-Mails: nahezu 100 %
• Versandzeitpunkt: 36 Stunden vor der Vorstellung
• Rolle: Pilotkunde für weitere Hamburger Kulturbetriebe

Als Drei-Sparten-Haus koordiniert die Staatsoper Gästekommunikation für Oper, Ballett und Orchester. Besonders bei sich ändernden Einlass- und Sicherheitsbestimmungen stieß die bestehende Infrastruktur an Grenzen.

• Gästedaten und Newsletter-Abonnements in Excel-Listen
• Interaktionen wie Beschwerden ließen sich keinem zentralen Kundenprofil zuordnen
• Fehleranfälliger, aufwendiger Versand von Newslettern und Service-Ankündigungen
• Keine flexible, automatisierte Information spezifischer Zuschauergruppen

In Abstimmung mit der Hamburger Behörde für Kultur und Medien und dem IT-Dienstleister Dataport wurde die EMS als zentrales CRM-System implementiert:

• Zentrales Adress- und Profil-Management: Gästedaten, Buchungshistorien und Vorlieben fließen an einem Ort zusammen.
• Automatisierte Pre-Visit-Kampagnen: Service-Mails werden 36 Stunden vor der Vorstellung automatisch versendet.
• Dynamische Content-Bausteine: Spielort, Einlasszeiten und Hinweise setzen sich je nach Ticketbuchung automatisch zusammen.
• Sandbox-Umgebung: Während der Implementierung konnten alle Funktionen ohne Zugriff auf Live-Daten getestet werden.

Die EMS sorgt für reibungslose Workflows im Hintergrund und eine engere Bindung zum Publikum.

• Pre-Visit-Mailings mit einer Öffnungsrate von nahezu 100 %
• Wegfall manueller Listenpflege spart wöchentlich mehrere Stunden
• Anfragen und Beschwerden werden im CRM-Profil dokumentiert und abteilungsübergreifend beantwortet
• Klick- und Verhaltensanalyse als Basis für personalisierte Inhalte

„Mit der E-Marketing Suite von starmate haben wir die Zettelwirtschaft und starre Excel-Tabellen hinter uns gelassen. Endlich können wir unsere Besucher:innen in ihrer Gesamtheit abbilden und sie punktgenau mit den Infos versorgen, die sie für ihren perfekten Abend brauchen. Die ehrliche, partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe hat unsere Erwartungen weit übertroffen.“

Sascha Grunwald, Stellvertretender Systemadministrator und Projektleiter CRM (bis 2024), Hamburgische Staatsoper

Februar 2026

Drei Sparten unter einem Dach bedeuteten drei unterschiedliche Newsletter-Kreisläufe und unzählige Excel-Listen. Wir haben diese Welten in einem zentralen, DSGVO-konformen CRM-System zusammengeführt.

Bei der Datenmigration zeigte sich, dass viele Stammgäste mehrere Adressen nutzen oder spezifische Betreuungswünsche haben. Wir haben die Oberfläche der EMS so angepasst, dass das Team Kundenprofile frei strukturieren kann.

Consulting-Team

1. Anforderungsanalyse & Konzeption: Anforderungskatalog mit der Kulturbehörde und Datenstrukturen für das Drei-Sparten-Haus.
2. Customizing & Sandbox-Testing: Anpassung des Datenbankschemas für flexible Adressstrukturen, Tests in der Sandbox.
3. Datenmigration & Onboarding: Bereinigung und Migration der Altdaten, Schulung der Key-User.
4. Go-Live & Pilotierungsphase: Systemstart und Feinschliff der Oberfläche als Pilotkunde.
5. Running & Kampagnen-Automation: Etablierung der Pre-Visit-Mailings und Ausbau der Profilierung.